Letzte Aktualisierung: 28. September 2026
Website / Anwendung: flexynook.app / hub.flexynook.app
Kontakt / E-Mail des DPO: dpo@tandemcode.studio

1. Übersicht und Rollen der Parteien

Im Rahmen der Nutzung der FlexyNook-Anwendung und -Webplattform beschreibt diese Datenschutzrichtlinie, wie wir personenbezogene Daten natürlicher Personen verarbeiten und schützen, die die Anwendung nutzen (im Folgenden „Benutzer“) sowie natürlicher Personen, die mit Buchungen, Arbeitsbereichen oder Zeitplänen verbunden sind.

Je nach Art der Verarbeitung agieren wir als:

• Auftragsverarbeiter im Namen des Kunden (Organisation oder Unternehmen, das den Benutzern die Anwendung zur Verfügung stellt) für die Verwaltung und das Hosting der vom Kunden eingegebenen Geschäftsdaten.
• Verantwortlicher für die Vertragserfüllung, die Verwaltung des Kundenkontos, die Rechnungsstellung, die Überwachung der Plattformsicherheit und die ethische, cookie-freie Reichweitenmessung.

2. Arten der erhobenen Daten

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten sind ausschließlich die vom Kunden oder den Benutzern in die FlexyNook-Plattform eingegebenen Daten, insbesondere:

• Benutzerkonto- und Profildaten: Nachname, Vorname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Abteilung, Rolle, Anmeldezeitstempel und Systemprotokolle.
• SSO & Benutzerprofilbilder: Profilbilder, die über SSO-Authentifizierungsverbindungen (z. B. Google Workspace, Microsoft Entra ID / Azure AD) importiert oder direkt vom Benutzer hochgeladen wurden.
• Fotos von Büros, Standorten und Organisationen: Fotografien von Büros, Gebäuden, Tagungsräumen, Arbeitsplätzen und Vermögenswerten, die vom Kunden hochgeladen wurden. Alle Bilder werden ausschließlich im JPG-Format gespeichert.
• Buchungs- und Zeitplandaten: Schreibtisch- und Raumreservierungen, Anwesenheitsstatus (Büro, Homeoffice, Urlaub), Arbeitszeiten und Zeitplaneinstellungen.
• Anonymisierte technische Analysedaten: Anonyme Leistungs- und Verkehrsdaten, die über unsere selbst gehostete, cookie-freie Analyseplattform (Umami) erfasst werden. Dies umfasst aggregierte Seitenaufrufe, Herkunftsseiten, Browsertyp und Land. Es werden keine IP-Adressen in identifizierbarer Form gespeichert und es findet kein Website-übergreifendes Tracking statt.
• Kein GPS-Tracking: FlexyNook erfasst, verfolgt oder verarbeitet keine GPS-Signale oder Echtzeit-Standortdaten.

3. Speicherung, Sicherheit und Datenbankarchitektur

Um maximale Sicherheit und vertrauliche Behandlung aller verarbeiteten Daten zu gewährleisten:

• Datensouveränität & Cloud-Bereitstellungsoptionen: Standardmäßig werden unsere öffentliche SaaS-Infrastruktur, Datenbanken und Analysekomponenten (einschließlich selbst gehostetem Umami) strikt innerhalb der Europäischen Union auf europäischer souveräner Infrastruktur gehostet. Für Enterprise-Kunden, die einen spezifischen Datenspeicherort benötigen (einschließlich einer Cloud-Bereitstellung in den USA, dedizierter Instanzen oder lokaler Compliance-Anforderungen), können auf Anfrage dedizierte Bereitstellungen vereinbart werden.
• Einzige zentralisierte Datenbank: Alle vom Kunden und den Benutzern eingegebenen Daten werden in einer einzigen, einheitlichen Datenbank pro Mandantenumgebung gespeichert.
• Zulassung zum Bereitstellungsserver beschränkt: Datenbanken sind strikt isoliert und nur über den Bereitstellungsserver der Anwendung zugänglich. Ein direkter externer Zugriff aus dem Internet ist verboten.
• Sicherheits- und Dateispeichermaßnahmen: Zugriffskontrollen, SSL/TLS-verschlüsselte Kommunikation, Netzwerk-Firewalls und sichere Speicherung für hochgeladene Bilder (JPG-Dateien und Avatare).

4. Datenspeicherung und automatische Löschung (12-Monate-Inaktivitätsregel)

Wir wenden strenge Grundsätze der Datenminimierung und -speicherung an:

4.1. Automatische Bereinigung inaktiver Organisationen (12-Monate-Schwelle)

Jede Organisation (Kunde), die über einen zusammenhängenden Zeitraum von mehr als zwölf (12) Monaten keine Aktivität zeigt, wird automatisch und dauerhaft gelöscht.

• Umfang der Löschung: Die automatische Löschung ist absolut und zerstört unwiederbringlich alle der Organisation zugeordneten Daten (Kontodaten, SSO-Metadaten, hochgeladene JPG-Fotos, Konfigurationen, Buchungen und Protokolle).
• Erfordernis der Neuregistrierung: Nach Durchführung der Bereinigung ist das Konto dauerhaft geschlossen. Zur erneuten Nutzung von FlexyNook ist eine Neuregistrierung erforderlich.

4.2. Operative Speicherung während des aktiven Vertrags

Solange die Organisation aktiv bleibt, werden die eingegebenen Daten für die Dauer aufbewahrt, die zur Erbringung des FlexyNook-Dienstes und zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer und steuerlicher Pflichten erforderlich ist.

5. Verarbeitungsvorgänge als Verantwortlicher

• Eigentümer & Verantwortlicher: TandemCode (Herausgeber von FlexyNook)
• Website: tandemcode.studio
• Kontakt / E-Mail des DPO: dpo@tandemcode.studio
• Zwecke: Vertragsverwaltung, Kundenbetreuung, Rechnungsstellung, technischer Support, Plattformüberwachung und datenschutzfreundliche Analysen über selbst gehostetes Umami.
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung, Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Buchhaltung) und berechtigtes Interesse (Sicherung und Verbesserung der SaaS-Plattform).

6. Verarbeitungsvorgänge als Auftragsverarbeiter

Wenn der Kunde FlexyNook zur Verwaltung von Buchungen und Zeitplänen nutzt, handelt der Kunde als Verantwortlicher.

Als Auftragsverarbeiter verpflichtet sich TandemCode, Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden zu verarbeiten und die 12-Monate-Inaktivitätsbereinigung gemäß Abschnitt 4 automatisch auszuführen.

7. Rechte der betroffenen Personen

Gemäß DSGVO haben Benutzer das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie Datenübertragbarkeit.

Aktivierung der Rechte über den Kunden oder per E-Mail an dpo@tandemcode.studio.

8. Foto-Uploads und SSO-Integrationen

• Benutzerprofilbilder: Import über SSO oder direkter Upload. Jederzeit änderbar oder löschbar.
• Organisationsmedien: Fotos von Büros und Standorten werden ausschließlich im JPG-Format auf sicheren Servern gespeichert.