Última atualização: 28 de setembro de 2026
Website / Aplicação: flexynook.app / hub.flexynook.app
Contacto / E-mail do DPO: dpo@tandemcode.studio

1. Visão geral e funções das partes

No âmbito da utilização da aplicação e plataforma web FlexyNook, esta Política de Privacidade descreve como tratamos e protegemos os dados pessoais das pessoas singulares que utilizam a aplicação (adiante designadas “Utilizadores”) e das pessoas singulares associadas a reservas, espaços de trabalho ou horários.

Consoante a natureza do tratamento, atuamos como:

• Subcontratante em nome do Cliente (organização ou empresa que disponibiliza a aplicação aos Utilizadores) para a gestão e alojamento dos dados empresariais introduzidos pelo Cliente.
• Responsável pelo tratamento para a execução do contrato, gestão da conta do Cliente, faturação, monitorização da segurança da plataforma e medição ética de audiência sem cookies.

2. Tipos de dados recolhidos

Os dados pessoais tratados são exclusivamente os introduzidos pelo Cliente ou Utilizadores na plataforma FlexyNook, especificamente:

• Dados de conta e perfil do utilizador: Nome, apelido, e-mail profissional, números de telefone, departamento, função, registos de início de sessão e registos do sistema.
• SSO e fotos de perfil: Imagens de perfil importadas através de ligações SSO (ex.: Google Workspace, Microsoft Entra ID / Azure AD) ou carregadas diretamente pelo Utilizador.
• Fotos de escritórios, instalações e organizações: Fotografias de escritórios, edifícios, salas de reunião e postos de trabalho carregadas pelo Cliente. Todas as imagens são armazenadas exclusivamente no formato JPG.
• Dados de reservas e horários: Reservas de secretárias e salas, estado de presença (escritório, teletrabalho, férias), horário de trabalho e preferências de agendamento.
• Dados analíticos técnicos anonimizados: Métricas de desempenho e tráfego anónimas recolhidas através da nossa plataforma analítica alojada internamente e sem cookies (Umami). Inclui páginas vistas agregadas, origem do tráfego, tipo de navegador e país. Nenhum endereço IP é conservado de forma identificável.
• Sem rastreio GPS: O FlexyNook não recolhe, rastreia ou processa sinais GPS nem dados de localização em tempo real.

3. Armazenamento, segurança e arquitetura da base de dados

Para garantir a máxima segurança e estrita confidencialidade de todos os dados tratados:

• Residência dos dados e opções de implementação Cloud: Por predefinição, a nossa infraestrutura SaaS pública, bases de dados e componentes analíticos (incluindo o Umami autoalojado) estão estritamente alojados na União Europeia em infraestrutura soberana europeia. Para clientes Enterprise que exijam uma residência de dados específica (incluindo implementação na nuvem nos EUA, instâncias dedicadas ou requisitos locais), podem ser organizadas implementações dedicadas mediante pedido.
• Base de dados centralizada única: Todos os dados são armazenados numa base de dados única e unificada por ambiente de cliente.
• Acesso restrito ao servidor de implementação: As bases de dados estão estritamente isoladas e são acessíveis apenas a partir do servidor de implementação da aplicação. É proibido o acesso direto a partir da Internet.
• Medidas de segurança e armazenamento: Controlos de acesso, comunicações encriptadas SSL/TLS, firewalls de rede e armazenamento seguro para imagens JPG.

4. Conservação de dados e eliminação automática (regra de inatividade de 12 meses)

Aplicamos políticas rigorosas de minimização e conservação de dados:

4.1. Purga automática para organizações inativas (limite de 12 meses)

Qualquer organização (Cliente) que não apresente atividade durante um período contínuo superior a doze (12) meses terá todos os seus dados eliminados automática e permanentemente.

• Âmbito da eliminação: A eliminação automática é absoluta e destrói de forma irrecuperável todos os dados associados à organização (dados de conta, metadados SSO, fotos JPG, configurações, reservas e registos).
• Requisito de novo registo: Uma vez realizada a purga, a conta é encerrada permanentemente. Para voltar a utilizar o FlexyNook, será necessário um novo registo.

4.2. Conservação operacional durante o contrato ativo

Enquanto a organização permanecer ativa, os dados são conservados durante o tempo necessário para prestar o serviço FlexyNook e cumprir as obrigações legais, contabilísticas e fiscais.

5. Operações de tratamento como Responsável pelo tratamento

• Proprietário e Responsável pelo tratamento: TandemCode (Editor do FlexyNook)
• Website: tandemcode.studio
• Contacto / E-mail do DPO: dpo@tandemcode.studio
• Finalidades: Gestão de contratos, relação com clientes, faturação, suporte técnico, monitorização da plataforma e análises respeitadoras da privacidade via Umami.
• Bases jurídicas: Execução de contrato, cumprimento de obrigações legais e interesse legítimo.

6. Operações de tratamento como Subcontratante

Quando o Cliente utiliza o FlexyNook para gerir reservas e horários, atua como Responsável pelo tratamento. Como Subcontratante, a TandemCode compromete-se a tratar os dados apenas mediante instruções documentadas e a executar a purga automática após 12 meses de inatividade.

7. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos do RGPD, os Utilizadores têm direito de acesso, retificação, apagamento (“Direito ao esquecimento”), limitação, oposição e portabilidade dos dados enviando um e-mail para dpo@tandemcode.studio.

8. Carregamento de fotos e integrações SSO

• Fotos de perfil: Importadas por SSO ou carregadas diretamente. Editáveis ou elimináveis a qualquer momento.
• Multimédia da organização: As fotos de espaços carregadas por administradores são guardadas exclusivamente no formato JPG em armazenamento seguro.