Ostatnia aktualizacja: 27 września 2026 r.
Strona internetowa / Aplikacja: flexynook.app / hub.flexynook.app
Kontakt / E-mail do IDO: dpo@tandemcode.studio

1. Przegląd i role stron

W kontekście korzystania z aplikacji i platformy internetowej FlexyNook niniejsza Polityka prywatności określa, w jaki sposób przetwarzamy i chronimy dane osobowe osób fizycznych korzystających z aplikacji (zwanych dalej „Użytkownikami”) oraz osób fizycznych powiązanych z rezerwacjami, miejscami pracy lub harmonogramami.

W zależności od charakteru przetwarzania działamy jako:

• Podmiot przetwarzający w imieniu Klienta (organizacji lub firmy udostępniającej aplikację Użytkownikom) w zakresie zarządzania i hostingu danych biznesowych wprowadzonych przez Klienta.
• Administrator danych w zakresie realizacji umowy, zarządzania kontem Klienta, fakturowania, monitorowania bezpieczeństwa platformy oraz etycznego pomiaru oglądalności bez plików cookie.

2. Rodzaje gromadzonych danych

Przetwarzane dane osobowe to wyłącznie dane wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników do platformy FlexyNook, w szczególności:

• Dane konta i profilu użytkownika: Imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numery telefonów, dział, rola, znaczniki czasu logowania i logi systemowe.
• SSO i zdjęcia profilowe: Zdjęcia profilowe zaimportowane za pośrednictwem połączeń SSO (np. Google Workspace, Microsoft Entra ID / Azure AD) lub przesłane bezpośrednio przez Użytkownika.
• Zdjęcia biur, lokalizacji i organizacji: Fotografii biur, budynków, sal konferencyjnych i stanowisk pracy przesłane przez Klienta. Wszystkie zdjęcia są przechowywane wyłącznie w formacie JPG.
• Dane dotyczące rezerwacji i harmonogramu: Rezerwacje biurek i sal, status obecności (biuro, praca zdalna, urlop), godziny pracy i preferencje dotyczące harmonogramu.
• Zanonimizowane dane analityczne: Anonimowe wskaźniki wydajności i ruchu gromadzone za pośrednictwem naszej własnej, bezcookie’owej platformy analitycznej (Umami). Obejmuje zagregowane odsłony, źródło ruchu, typ przeglądarki i kraj. Żadne adresy IP nie są przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację.
• Brak śledzenia GPS: FlexyNook nie gromadzi, nie śledzi ani nie przetwarza sygnałów GPS ani danych o lokalizacji w czasie rzeczywistym.

3. Przechowywanie, bezpieczeństwo i architektura bazy danych

Aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo i ścisłą poufność wszystkich przetwarzanych danych:

• Lokalizacja danych i opcje wdrażania w chmurze: Domyślnie nasza publiczna infrastruktura SaaS, bazy danych i komponenty analityczne (w tym własne Umami) są hostowane wyłącznie w Unii Europejskiej na europejskiej infrastrukturze suwerennej. W przypadku klientów korporacyjnych wymagających określonej lokalizacji danych (w tym wdrożenia w chmurze w USA, instancji dedykowanych lub lokalnych wymogów zgodności), dedykowane wdrożenia mogą zostać zorganizowane na zamówienie.
• Pojedyncza scentralizowana baza danych: Wszystkie dane są przechowywane w jednej, jednolitej bazie danych dla każdego środowiska klienta.
• Ograniczony dostęp do serwera wdrożeniowego: Bazy danych są rygorystycznie odizolowane i dostępne wyłącznie z serwera wdrożeniowego aplikacji. Bezpośredni dostęp zewnętrzny z Internetu jest zabroniony.
• Środki bezpieczeństwa i przechowywania plików: Kontrola dostępu, szyfrowana komunikacja SSL/TLS, zapory sieciowe i bezpieczne przechowywanie plików JPG.

4. Przechowywanie danych i automatyczne usuwanie (reguła 12 miesięcy nieaktywności)

Stosujemy rygorystyczne zasady minimalizacji i przechowywania danych:

4.1. Automatyczne czyszczenie nieaktywnych organizacji (próg 12 miesięcy)

Każda organizacja (Klient), która nie wykazuje żadnej aktywności przez ciągły okres przekraczający dwanaście (12) miesięcy, zostanie automatycznie i trwale usunięta.

• Zakres usunięcia: Automatyczne usunięcie jest bezwzględne i nieodwracalnie niszczy wszystkie dane powiązane z organizacją (dane konta, metadane SSO, zdjęcia JPG, konfiguracje, rezerwacje i logi).
• Wymóg ponownej rejestracji: Po przeprowadzeniu czyszczenia konto zostaje trwale zamknięte. Do ponownego korzystania z FlexyNook wymagana jest nowa rejestracja.

4.2. Przechowywanie operacyjne w trakcie trwania umowy

Dopóki organizacja pozostaje aktywna, dane są przechowywane przez okres niezbędny do świadczenia usługi FlexyNook i spełnienia obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych.

5. Operacje przetwarzania jako Administrator danych

• Właściciel i Administrator danych: TandemCode (Wydawca FlexyNook)
• Strona internetowa: tandemcode.studio
• Kontakt / E-mail do IDO: dpo@tandemcode.studio
• Cele: Zarządzanie umowami, relacje z klientami, fakturowanie, wsparcie techniczne, monitorowanie platformy i analityka szanująca prywatność za pośrednictwem Umami.
• Podstawy prawne: Realizacja umowy, wypełnienie obowiązków prawnych i prawnie uzasadniony interes.

6. Operacje przetwarzania jako Podmiot przetwarzający

Gdy Klient używa FlexyNook do zarządzania rezerwacjami i harmonogramami, działa jako Administrator danych. Jako Podmiot przetwarzający TandemCode zobowiązuje się przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie oraz automatycznie wykonywać czyszczenie danych po 12 miesiącach nieaktywności.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO Użytkownikom przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia („Prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia, sprzeciwu i przenoszenia danych poprzez kontakt pod adresem dpo@tandemcode.studio.

8. Przesyłanie zdjęć i integracje SSO

• Zdjęcia profilowe: Importowane przez SSO lub przesyłane bezpośrednio. Możliwość edycji lub usunięcia w dowolnym momencie.
• Media organizacji: Zdjęcia przestrzeni przesyłane przez administratorów są przechowywane wyłącznie w formacie JPG w bezpiecznym miejscu.