Laatste update: 2 september 2026
Applicatie: FlexyNook

Elke bestelling of abonnement op de diensten voor flex-officebeheer, werkplekoptimalisatie en reserveringen aangeboden op de website flexynook.app (hierna de «Site») veronderstelt de voorafgaande lezing en volledige aanvaarding van deze Algemene Gebruiks- en Verkoopvoorwaarden (hierna de «Algemene Voorwaarden»).

De Klant verklaart op de hoogte te zijn dat zijn akkoord met de inhoud van deze Algemene Voorwaarden geen handgeschreven handtekening van dit document vereist: de definitieve registratieklik voor de diensten (hierna het «Platform») door de Klant leidt tot de sluiting van een Overeenkomst voor dienstverlening volgens de hieronder gedefinieerde voorwaarden.

TUSSEN DE ONDERGETEKENDE PARTIJEN:

TandemCode, Eenmanszaak (Entreprise Individuelle), met maatschappelijke zetel te 16 rue Général Sorbier, 58000 Nevers (Frankrijk), ingeschreven in het Handels- en Bedrijfsregister (RCS) van Nevers onder SIREN-nummer 750 631 939, vertegenwoordigd door de eigenaar in diens hoedanigheid van individuele ondernemer,

(Hierna aangeduid als «TandemCode»),

EN

DE KLANT,

De Klant is de natuurlijke of rechtspersoon die zich registreert op de Site of een bestelling plaatst op de Site. De natuurlijke persoon die zich registreert, verklaart over de nodige juridische bekwaamheid en vertegenwoordigingsbevoegdheid te beschikken om zichzelf of de rechtspersoon waarvoor hij contracteert te verbinden. De Klant verklaart in alle gevallen te handelen als professional voor de behoeften van zijn bedrijfsactiviteit en erkent dat hij geen aanspraak maakt op de wettelijke bepalingen ter bescherming van consumenten.

(Hierna gezamenlijk aangeduid als de «Partijen»).

PREAMBULE

De Klant exploiteert professionele ruimtes en wenst het flexibele werken (flex-office) binnen zijn organisatie te beheren en te optimaliseren.

TandemCode heeft een SaaS- en PWA-applicatie ontwikkeld voor flex-officebeheer, reservering van werkplekken (individuele bureaus, gedeelde zones, vergaderruimtes) en het opvolgen van teamplanningen, genaamd FlexyNook, die ter beschikking wordt gesteld van haar klanten in een gedeelde of toegewezen cloudomgeving.

IS HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

ARTIKEL 1 – DEFINITIES

In deze Overeenkomst hebben de begrippen die met een hoofdletter beginnen de volgende betekenis:

• «Applicatie» of «Interface»: alle door TandemCode ontwikkelde en uitgegeven computerprogramma’s die de FlexyNook-oplossing vormen (Web en PWA).
• «Authenticatie»: de procedure waarmee de Klant of een Gebruiker zijn Gebruikersnaam en wachtwoord invoert om toegang te krijgen tot het Platform.
• «Database»: het geheel van gegevens (gebruikers, planningen, reserveringen, ruimtes) die georganiseerd zijn voor de werking van de Applicatie en haar API.
• «Gebruikersaccount»: een individuele toegang geopend voor een Gebruiker of Beheerder.
• «Overeenkomst»: alle contractuele documenten bestaande uit dit document en de geabonneerde tariefaanbiedingen.
• «Documentatie»: de beschrijving van de functionaliteiten van FlexyNook en de lijst van technische vereisten voor het gebruik van de Applicatie.
• «Werkplek / Spot»: elk bureau, individuele of meervoudige werkplek, of vergaderruimte vermeld op het Platform en beschikbaar voor reservering.
• «Gebruikersnaam»: een unieke toegangscode toegewezen aan de Klant of Gebruiker die, samen met een wachtwoord, Authenticatie mogelijk maakt.
• «Aanbod»: de toegang tot het Platform gekoppeld aan een reeks functionaliteiten (gedeelde cloud SaaS, toegewezen cloud, private of lokale server), beperkt in tijd en/of in aantal Gebruikers of Ruimtes.
• «Platform»: het geheel van servers en infrastructuur ter beschikking gesteld door TandemCode, waarop de Applicatie draait en waar de Database wordt gehost.
• «SaaS» (Software as a Service): het op afstand ter beschikking stellen van de functionaliteiten van de FlexyNook-applicatie via het internet.
• «Gebruiker(s)»: elke natuurlijke persoon (werknemer, beheerder, HR-manager) die door de Klant is gemachtigd om de FlexyNook-applicatie te gebruiken.

ARTIKEL 2 – PRESTAP VAN DE OVEREENKOMST

Deze Overeenkomst heeft tot doel de voorwaarden te bepalen waaronder TandemCode aan de Klant verleent, die dit aanvaardt:

1. Een recht op toegang op afstand en gebruik in SaaS-modus van de FlexyNook-applicatie (niet-exclusieve licentie);
2. Een bijbehorende dienst voor datahosting, onderhoud en technische ondersteuning.

ARTIKEL 3 – CONTRACTUELE DOCUMENTEN – DUUR – WIJZIGING

• 3.1 Inwerkingtreding en Duur:De Overeenkomst treedt in werking bij de registratie van de Klant op de Site. Zij eindigt automatisch:
  • Bij het verstrijken van het Gratis Proefaanbod indien geen betaald Aanbod wordt geabonneerd;
  • Op de vervaldag van een Betaald Aanbod indien de automatische verlenging werd uitgeschakeld in de Beheerderszone.
• 3.2 Registratie en Accountbeheer:Bij de registratie wijst de Klant minstens één Beheerder aan. Via de beheerdersinterface beheert de Klant onder zijn eigen verantwoordelijkheid het aanmaken, toewijzen en verwijderen van Gebruikersaccounts (werknemers, HR, managers). De Klant garandeert de naleving van deze Algemene Voorwaarden door alle Gebruikers aan wie hij toegang verleent.
• 3.3 Wijziging van de Voorwaarden:TandemCode behoudt zich het recht voor om de voorwaarden van deze Overeenkomst op elk moment te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing op elke nieuwe inschrijving of verlenging van een Aanbod.

ARTIKEL 4 – PROEFAANBOD EN ABONNEMENTEN

• 4.1 Gratis Proefaanbod:Bij het aanmaken van het account beschikt de Klant over een in tijd beperkt Gratis Proefaanbod (30 dagen). Dit aanbod maakt het mogelijk de functionaliteiten van FlexyNook te testen. Het kan slechts één keer per Klant worden gebruikt.
• 4.2 Betaalde Aanbiedingen:De Klant kan op elk moment een Betaald Aanbod abonneren vanuit zijn beheerderszone. De Klant verklaart vóór elke verbintenis te hebben gecontroleerd of de FlexyNook-applicatie voldoet aan zijn technische, organisatorische en HR-behoeften. Er kan geen verzoek tot terugbetaling worden ingediend op grond van het feit dat een functionaliteit of de interface na abonnering niet zou bevallen.

ARTIKEL 5 – TOEGANGSVOORWAARDEN EN GEBRUIKSRECHT

• 5.1 Licentieverlening:TandemCode verleent de Klant een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de FlexyNook-applicatie te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsbehoeften voor de duur van het geabonneerde Aanbod.
• 5.2 Beschikbaarheid en PWA:De Applicatie is 24/7 toegankelijk via het internet (via een webbrowser of door de Progressive Web App te installeren op computer of mobiel). TandemCode behoudt zich het recht voor om de toegang tijdelijk te onderbreken voor technisch onderhoud of updates, zonder dat deze onderbrekingen recht geven op enige schadevergoeding.

ARTIKEL 6 – VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT

De Klant verbindt zich ertoe om:

1. De prijs van de geabonneerde Aanbiedingen te betalen volgens de overeengekomen termijnen;
2. De intellectuele eigendomsrechten van TandemCode op de FlexyNook-applicatie te respecteren;
3. De strikte vertrouwelijkheid van de aan Gebruikers toegewezen Gebruikersnamen en wachtwoorden te handhaven;
4. Geen pogingen te ondernemen om virussen, schadelijke code of ongeautoriseerde penetratietests op het Platform in te voeren;
5. Zich ervan te vergewissen dat hij beschikt over alle wettelijke toestemmingen die nodig zijn om de persoonsgegevens van zijn werknemers (afwezigheden, planningen, aanwezigheden, e-mails) te verwerken die in FlexyNook worden geïmporteerd of gesynchroniseerd (via Excel, REST API of LDAP).

ARTIKEL 7 – SERVICENIVEAU EN ONDERHOUD (SLA)

• 7.1 Beschikbaarheid:TandemCode verbindt zich ertoe de gepaste technische middelen in te zetten om een jaarlijkse beschikbaarheid van het Platform van minstens 98 % te garanderen, geplande onderhoudsperiodes uitgezonderd.
• 7.2 Technische Ondersteuning en Incidenten:Technische ondersteuning is toegankelijk voor de Beheerders van de Klant via het ingebouwde ticketsysteem in de FlexyNook-applicatie, van maandag tot vrijdag (uitgezonderd feestdagen) tijdens de kantooruren.
  • Grote Storing (volledige blokkering van reservering of toegang zonder alternatieve oplossing): In behandeling genomen binnen 4 werkuren; herstel/deblokkering nagestreefd binnen 24 werkuren na ontvangst van een reproduceerbaar scenario.
  • Kleine Storing (gedeeltelijk defect dat het algemene gebruik niet verhindert): In behandeling genomen en verwerkt in het kader van regelmatige onderhoudsupdates.

ARTIKEL 8 – FINANCIËLE VOORWAARDEN EN BETALING

• 8.1 Prijzen:De geldende tarieven staan vermeld op de website flexynook.app op het moment van abonnering. Tenzij anders vermeld of in geval van niet-toepasbaarheid van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (btw) wegens onze huidige fiscale status (bijv. btw-vrijstellingsregeling op grond van Artikel 293 B van de Franse Algemene Belastingcode / CGI), worden de prijzen vermeld exclusief belastingen (excl. btw). Indien van toepassing worden de prijzen verhoogd met de geldende belastingen (btw) op de dag van facturatie.
• 8.2 Betaling en Facturatie:Abonnementen zijn vooraf betaalbaar (maandelijks of jaarlijks afhankelijk van het gekozen Aanbod). Betaling gebeurt voornamelijk online per creditcard via automatische terugkerende incasso bij elke verlenging. Facturen worden automatisch aangemaakt en per e-mail naar de Klant gestuurd.
• 8.3 Betalingsachterstand:Elke niet-betaling op de vervaldag leidt van rechtswege tot de toepassing van verwijlinteresten berekend tegen driemaal de wettelijke rentevoet, evenals een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van veertig euro (40 €) (Art. L. 441-10 van het Franse Wetboek van Koophandel). In geval van wanbetaling behoudt TandemCode zich het recht voor om de toegang tot de Applicatie op te schorten tot volledige betaling is ontvangen.

ARTIKEL 9 – INTELLECTUELE EIGENDOM

TandemCode blijft de exclusieve eigenaar van alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de FlexyNook-applicatie, de broncode, de interfaces, de databases, de algoritmen, de merken en logo’s.

Deze Overeenkomst draagt geen eigendom over aan de Klant. Het is de Klant ten strengste verboden om:

1. Over te gaan tot reproductie, representatie, reverse engineering of decompilatie van de Applicatie;
2. Concurrerende software te ontwikkelen op basis van de architectuur of functionaliteiten van FlexyNook;
3. De Applicatie in sublicentie te geven of te distribueren aan niet-gemachtigde derden.

De Klant blijft de exclusieve eigenaar van alle gegevens die in de Applicatie worden ingevoerd of geïmporteerd (HR-gegevens, planningen, aanwezigheden).

ARTIKEL 10 – BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS (AVG / GDPR)

• 10.1 Rollen van de Partijen:In het kader van het gebruik van FlexyNook treedt de Klant op als Verwerkingsverantwoordelijke en TandemCode als Verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR – EU 2016/679).
• 10.2 Verbintenissen van TandemCode:Als Verwerker verbindt TandemCode zich ertoe om:
  • Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant en alleen voor de uitvoering van deze Overeenkomst;
  • De vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens te garanderen;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de beveiliging van gegevens te waarborgen (encryptie, HTTPS-toegang, individuele inloggegevens);
  • Gegevens op te slaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of te zorgen voor een passend juridisch kader bij overdracht;
  • De Klant bij te staan bij het beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van rechten van betrokkenen (toegang, rectificatie, wissing).
• 10.3 Infrastructuur en Subverwerkers:De Klant geeft TandemCode toestemming om subverwerkers in te schakelen (zoals cloudhostingproviders en betalingsdiensten) voor de uitvoering van de diensten. Alle primaire gegevens en databases worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte.
• 10.4 Bewaring en Verwijdering van gegevens:De reserverings- en planningshistorie wordt bewaard gedurende een voortschrijdende periode van maximaal 12 maanden op het Platform, waarna deze automatisch wordt gewist. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om de nodige exports uit te voeren indien een langere bewaartermijn vereist is.

ARTIKEL 11 – BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID

TandemCode is onderworpen aan een algemene middelenverbintenis (obligation de moyens) bij de levering van haar diensten.

TandemCode kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade geleden door de Klant, zoals omzetverlies, bedrijfsschade, gegevensverlies, commerciële schade of reputatieschade.

In ieder geval, indien de aansprakelijkheid van TandemCode zou worden vastgesteld, zal de totale schadevergoeding niet hoger zijn dan het bedrag dat effectief door de Klant is betaald gedurende de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.

ARTIKEL 12 – OPZEGGING EN GEGEVENSHERSTEL

• 12.1 Opzegging:De Klant kan zijn abonnement op elk moment opzeggen vanuit zijn beheerderszone vóór de verlengingsdatum van de lopende periode. In geval van een ernstige tekortkoming door een van de Partijen, kan de andere Partij de Overeenkomst beëindigen na een ingebrekestelling die gedurende 15 kalenderdagen zonder gevolg is gebleven.
• 12.2 Overdraagbaarheid en Verwijdering van gegevens:Bij het einde van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, eindigen de toegangsrechten van de Gebruikers. TandemCode bewaart de gegevens van de Klant gedurende één (1) maand na opzegging. Tijdens deze periode kan de Klant verzoeken om een export van zijn gegevens. Na deze termijn worden alle gegevens van de Klant definitief van de servers verwijderd.

ARTIKEL 13 – TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTER

Deze Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Franse recht. In geval van vertaling of verschillen tussen verschillende taalversies is alleen de Franse versie doorslaggevend voor de juridische interpretatie.

In geval van een geschil met betrekking tot de interpretatie, uitvoering of beëindiging van deze Overeenkomst, zullen de Partijen trachten een minnelijke schikking te bereiken.

Bij gebrek aan een minnelijke schikking binnen een termijn van dertig (30) dagen, wordt het geschil voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank van Nevers (Tribunal de Commerce de Nevers), Frankrijk, zelfs in kort geding, bij vrijwaring of bij meerdere verweerders.