Última actualización: 28 de septiembre de 2026
Sitio web / Aplicación: flexynook.app / hub.flexynook.app
Contacto / Correo electrónico del DPO: dpo@tandemcode.studio

1. Descripción general y funciones de las partes

En el contexto del uso de la aplicación y la plataforma web FlexyNook, esta Política de privacidad describe cómo tratamos y protegemos los datos personales de las personas físicas que utilizan la aplicación (en adelante, los “Usuarios”) y de las personas físicas asociadas a reservas, espacios de trabajo o horarios.

Según la naturaleza del tratamiento, actuamos como:

• Encargado del tratamiento en nombre del Cliente (organización o empresa que proporciona la aplicación a los Usuarios) para la gestión y alojamiento de los datos empresariales introducidos por el Cliente.
• Responsable del tratamiento para la ejecución del contrato, gestión de la cuenta del Cliente, facturación, supervisión de la seguridad de la plataforma y medición ética de audiencia sin cookies.

2. Tipos de datos recopilados

Los datos personales tratados son exclusivamente los introducidos por el Cliente o los Usuarios en la plataforma FlexyNook, específicamente:

• Datos de cuenta y perfil de usuario: Nombre, apellidos, correo electrónico profesional, teléfonos, departamento, rol, registros de inicio de sesión y registros del sistema.
• SSO y fotos de perfil: Imágenes de perfil importadas mediante conexiones SSO (p. ej., Google Workspace, Microsoft Entra ID / Azure AD) o subidas directamente por el Usuario.
• Fotos de oficinas, sedes u organizaciones: Fotografías de oficinas, edificios, salas de reuniones y puestos de trabajo subidas por el Cliente. Todas las imágenes se almacenan exclusivamente en formato JPG.
• Datos de reservas y horarios: Reservas de escritorios y salas, estado de presencia (oficina, teletrabajo, vacaciones), horario laboral y preferencias de agenda.
• Datos analíticos técnicos anonimizados: Métricas de rendimiento y tráfico anónimas recopiladas a través de nuestra plataforma de analítica autoalojada y sin cookies (Umami). Incluye páginas vistas agregadas, fuente de procedencia, tipo de navegador y país. No se conservan direcciones IP de forma identificable.
• Sin seguimiento GPS: FlexyNook no recopila, rastrea ni procesa señales GPS ni datos de localización en tiempo real.

3. Almacenamiento, seguridad y arquitectura de la base de datos

Para garantizar la máxima seguridad y estricta confidencialidad de todos los datos tratados:

• Residencia de datos y opciones de despliegue Cloud: De forma predeterminada, nuestra infraestructura SaaS pública, bases de datos y componentes analíticos (incluido Umami autoalojado) se alojan estrictamente dentro de la Unión Europea en infraestructura soberana europea. Para clientes Enterprise que requieran una residencia de datos específica (incluido el despliegue en la nube de EE. UU., instancias dedicadas o requisitos locales), se pueden acordar despliegues dedicados bajo solicitud.
• Base de datos centralizada única: Todos los datos se almacenan en una base de datos única y unificada por entorno de cliente.
• Acceso restringido al servidor de despliegue: Las bases de datos están estrictamente aisladas y solo son accesibles desde el servidor de despliegue de la aplicación. Se prohíbe el acceso directo desde Internet.
• Medidas de seguridad y almacenamiento: Controles de acceso, comunicaciones cifradas SSL/TLS, cortafuegos de red y almacenamiento seguro para archivos e imágenes JPG.

4. Conservación de datos y eliminación automática (regla de inactividad de 12 meses)

Aplicamos estrictas políticas de minimización y conservación de datos:

4.1. Purga automática para organizaciones inactivas (límite de 12 meses)

Cualquier organización (Cliente) que no muestre actividad durante un período continuo superior a doce (12) meses verá todos sus datos eliminados de forma automática y permanente.

• Alcance de la eliminación: La eliminación automática es absoluta e irrecuperable (datos de cuenta, metadatos SSO, fotos JPG, configuraciones, reservas y registros).
• Requisito de reingreso: Una vez realizada la purga, la cuenta queda cerrada permanentemente. Para volver a utilizar FlexyNook, se requerirá un nuevo registro.

4.2. Conservación operativa durante el contrato activo

Mientras la organización permanezca activa, los datos se conservarán durante el tiempo necesario para prestar el servicio FlexyNook y cumplir con las obligaciones legales, contables y fiscales.

5. Operaciones de tratamiento como Responsable del tratamiento

• Propietario y Responsable del tratamiento: TandemCode (Editor de FlexyNook)
• Sitio web: tandemcode.studio
• Contacto / Correo electrónico del DPO: dpo@tandemcode.studio
• Finalidades: Gestión de contratos, relación con clientes, facturación, soporte técnico, supervisión de la plataforma y analítica respetuosa con la privacidad vía Umami.
• Bases legales: Ejecución de contrato, cumplimiento de obligaciones legales y interés legítimo.

6. Operaciones de tratamiento como Encargado del tratamiento

Cuando el Cliente utiliza FlexyNook para gestionar reservas y horarios, actúa como Responsable del tratamiento. Como Encargado del tratamiento, TandemCode se compromete a tratar los datos únicamente según instrucciones documentadas y a ejecutar la purga automática tras 12 meses de inactividad.

7. Derechos de los interesados

Conforme al RGPD, los Usuarios tienen derecho de acceso, rectificación, supresión (“Derecho al olvido”), limitación, oposición y portabilidad de datos enviando un correo a dpo@tandemcode.studio.

8. Carga de fotos e integraciones SSO

• Fotos de perfil: Importadas por SSO o subidas directamente. Editables o eliminables en cualquier momento.
• Imágenes de organización: Las fotos de espacios subidas por administradores se guardan exclusivamente en formato JPG en almacenamiento seguro.