Ostatnia aktualizacja: 2 września 2026 r.
Aplikacja: FlexyNook

Każde zamówienie lub subskrypcja usług zarządzania flex-office, optymalizacji przestrzeni roboczej i rezerwacji oferowanych w witrynie flexynook.app (zwanej dalej „Witryną”) wymaga uprzedniego zapoznania się i pełnej akceptacji niniejszych Ogólnych Warunków Korzystania i Sprzedaży (zwanych dalej „Ogólnymi Warunkami”).

Klient oświadcza, że został poinformowany, iż jego zgoda na treść niniejszych Ogólnych Warunków nie wymaga własnoręcznego podpisu na tym dokumencie: ostateczne kliknięcie rejestracji w usługach (zwanych dalej „Platformą”) przez Klienta skutkuje zawarciem Umowy o świadczenie usług na warunkach określonych poniżej.

MIĘDZY NIŻEJ PODPISANYMI:

TandemCode, Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (Entreprise Individuelle), z siedzibą pod adresem 16 rue Général Sorbier, 58000 Nevers (Francja), wpisana do Rejestru Handlowego i Spółek (RCS) w Nevers pod numerem SIREN 750 631 939, reprezentowana przez właściciela działającego jako przedsiębiorca indywidualny,

(Zwana dalej „TandemCode”),

A

KLIENTEM,

Klientem jest osoba fizyczna lub prawna rejestrująca się w Witrynie lub składająca zamówienie w Witrynie. Osoba fizyczna dokonująca rejestracji w Witrynie oświadcza, że posiada zdolność prawną oraz pełnomocnictwa niezbędne do zaciągania zobowiązań w imieniu własnym lub osoby prawnej, w imieniu której zawiera umowę. Klient oświadcza w każdym przypadku, że działa jako podmiot profesjonalny na potrzeby swojej działalności gospodarczej i w związku z tym uznaje, że nie przysługują mu przepisy prawa chroniące konsumentów.

(Zwani dalej łącznie „Stronami”).

PREAMBUŁA

Klient użytkuje lokale zawodowe i pragnie zarządzać oraz optymalizować elastyczną pracę (flex-office) w ramach swojej organizacji.

TandemCode opracowała aplikację SaaS i PWA dedykowaną do zarządzania flex-office, rezerwacji przestrzeni roboczych (biurka indywidualne, strefy wspólne, sale konferencyjne) oraz śledzenia harmonogramów zespołów, o nazwie FlexyNook, udostępnianą swoim klientom w środowisku chmury współdzielonej lub dedykowanej.

MAJĄC POWYŻSZE NA UWADZE, UZGODNIONO, CO NASTĘPUJE:

ARUKUŁ 1 – DEFINICJE

W niniejszej Umowie pojęcia pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

• „Aplikacja” lub „Interfejs”: ogół programów komputerowych opracowanych i wydanych przez TandemCode, stanowiących rozwiązanie FlexyNook (Web i PWA).
• „Uwierzytelnienie”: procedura, w której Klient lub Użytkownik podaje swój Identyfikator oraz hasło w celu uzyskania dostępu do Platformy.
• „Baza danych”: zbiór danych (użytkownicy, harmonogramy, rezerwacje, przestrzenie) zorganizowanych na potrzeby działania Aplikacji i jej API.
• „Konto Użytkownika”: indywidualny dostęp utworzony dla Użytkownika lub Administratora.
• „Umowa”: ogół dokumentów umownych składających się z niniejszego dokumentu oraz wykupionych ofert cenowych.
• „Dokumentacja”: opis funkcjonalności FlexyNook oraz lista wymagań technicznych niezbędnych do korzystania z Aplikacji.
• „Przestrzeń robocza / Miejsce”: każde biurko, stanowisko indywidualne lub wieloosobowe, bądź sala konferencyjna zarejestrowana na Platformie i dostępna do rezerwacji.
• „Identyfikator”: unikalny kod dostępu przypisany Klientowi lub Użytkownikowi, który wraz z hasłem umożliwia Uwierzytelnienie.
• „Oferta”: dostęp do Platformy powiązany z zestawem funkcjonalności (SaaS w chmurze współdzielonej, chmura dedykowana, serwer prywatny lub lokalny), ograniczony w czasie i/lub liczbą Użytkowników bądź Sal.
• „Platforma”: zespół serwerów i infrastruktury udostępnionych przez TandemCode, na których działa Aplikacja i na których przechowywana jest Baza danych.
• „SaaS” (Software as a Service): zdalne udostępnianie funkcjonalności Aplikacji FlexyNook za pośrednictwem Internetu.
• „Użytkownik(owie)”: każda osoba fizyczna (pracownik, administrator, menedżer HR) upoważniona przez Klienta do korzystania z Aplikacji FlexyNook.

ARTYKUŁ 2 – PRZEDMIOT UMOWY

Przedmiotem niniejszej Umowy jest określenie warunków, na jakich TandemCode udziela Klientowi, a Klient przyjmuje:

1. Prawo do zdalnego dostępu i korzystania z Aplikacji FlexyNook w trybie SaaS (licencja niewyłączna);
2. Powiązaną usługę hostingu danych, konserwacji i wsparcia technicznego.

ARTYKUŁ 3 – DOKUMENTY UMOWNE – CZAS TRWANIA – ZMIANY

• 3.1 Wejście w życie i czas trwania:Umowa wchodzi w życie z chwilą rejestracji Klienta w Witrynie. Wygasa automatycznie:
  • Po upływie Oferty Bezpłatnego Okresu Próbnego, jeśli nie zostanie wykupiona żadna Oferta Płatna;
  • Z upływem terminu Oferty Płatnej, jeśli jej automatyczne odnowienie zostało wyłączone w panelu Administracyjnym.
• 3.2 Rejestracja i zarządzanie kontami:Podczas rejestracji Klient wyznacza co najmniej jednego Administratora. Za pośrednictwem interfejsu administracyjnego Klient zarządza na własną odpowiedzialność tworzeniem, przypisywaniem i usuwaniem Kont Użytkowników (pracownicy, HR, menedżerowie). Klient gwarantuje przestrzeganie niniejszych Ogólnych Warunków przez wszystkich Użytkowników, którym udziela dostępu.
• 3.3 Zmiana warunków:TandemCode zastrzega sobie prawo do zmiany warunków niniejszej Umowy w dowolnym momencie. Zmienione warunki będą miały zastosowanie do każdej nowej subskrypcji lub odnowienia Oferty.

ARTYKUŁ 4 – OFERTA PRÓBNA I SUBSKRYPCJA OFERT

• 4.1 Oferta Bezpłatnego Okresu Próbnego:Podczas początkowego tworzenia konta Klient otrzymuje Ofertę Bezpłatnego Okresu Próbnego ograniczoną w czasie (30 dni). Oferta ta umożliwia przetestowanie funkcjonalności FlexyNook. Może być wykorzystana tylko raz przez jednego Klienta.
• 4.2 Oferty Płatne:Klient może w dowolnym momencie subskrybować Ofertę Płatną z poziomu swojego panelu administracyjnego. Klient oświadcza, że przed podjęciem zobowiązania zweryfikował, czy Aplikacja FlexyNook spełnia jego wymagania techniczne, organizacyjne i HR. Żadne wnioski o zwrot kosztów nie będą rozpatrywane z powodu braku dopasowania interfejsu lub funkcjonalności po wykupieniu subskrypcji.

ARTYKUŁ 5 – WARUNKI DOSTĘPU I PRAWO DO UŻYTKOWANIA

• 5.1 Udzielenie licencji:TandemCode udziela Klientowi osobistego, niewyłącznego, niezbywalnego i nietransferowalnego prawa do korzystania z Aplikacji FlexyNook na własne potrzeby gospodarcze przez czas trwania wykupionej Oferty.
• 5.2 Dostępność i PWA:Aplikacja jest dostępna 24/7 przez Internet (za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub poprzez instalację Progressive Web App na komputerze lub urządzeniu mobilnym). TandemCode zastrzega sobie prawo do czasowego wstrzymania dostępu z przyczyn konserwacji technicznej lub aktualizacji, przy czym przerwy te nie dają prawa do jakiegokolwiek odszkodowania.

ARTYKUŁ 6 – ZOBOWIĄZANIA KLIENTA

Klient zobowiązuje się do:

1. Terminowej zapłaty ceny za wykupione Oferty zgodnie z uzgodnionymi terminami;
2. Przestrzegania praw własności intelektualnej TandemCode do Aplikacji FlexyNook;
3. Zachowania ścisłej poufności Identyfikatorów i haseł przypisanych Użytkownikom;
4. Powstrzymania się od jakichkolwiek prób wprowadzania wirusów, złośliwego kodu lub przeprowadzania nieautoryzowanych testów penetracyjnych na Platformie;
5. Upewnienia się, że posiada wszelkie wymagane prawem zezwolenia na przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników (nieobecności, harmonogramy, obecności, adresy e-mail) importowanych lub synchronizowanych (poprzez Excel, API REST lub LDAP) w FlexyNook.

ARTYKUŁ 7 – POZIOM USŁUG I KONSERWACJA (SLA)

• 7.1 Dostępność:TandemCode zobowiązuje się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych w celu zapewnienia corocznej dostępności Platformy na poziomie co najmniej 98%, z wyłączeniem planowanych okresów konserwacji.
• 7.2 Wsparcie techniczne i incydenty:Pomoc techniczna jest dostępna dla Administratorów Klienta za pośrednictwem systemu zgłoszeń (ticketów) wbudowanego bezpośrednio w Aplikację FlexyNook, od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach roboczych.
  • Awaria Poważna (całkowite zablokowanie rezerwacji lub dostępu bez rozwiązania zastępczego): Przyjęcie zgłoszenia w ciągu 4 godzin roboczych; próba rozwiązania/odblokowania w ciągu 24 godzin roboczych od otrzymania powtarzalnego scenariusza problemu.
  • Awaria Drobna (częściowa usterka nieblokująca ogólnego użytkowania): Przyjęcie i obsługa w ramach regularnych aktualizacji konserwacyjnych.

ARTYKUŁ 8 – WARUNKI FINANSE I PŁATNOŚCI

• 8.1 Ceny:Obowiązujące stawki są podane w witrynie flexynook.app w momencie składania subskrypcji. O ile nie podano inaczej lub w przypadku braku zastosowania Podatku od Towarów i Usług (VAT) ze względu na nasz aktualny status podatkowy (np. zwolnienie z VAT na podstawie Art. 293 B francuskiego Kodeksu Podatkowego / CGI), ceny podawane są w kwotach netto (bez VAT). W stosownych przypadkach ceny zostaną powiększone o obowiązujące podatki (VAT) w dniu wystawienia faktury.
• 8.2 Płatność i fakturowanie:Subskrypcje są płatne z góry (miesięcznie lub rocznie w zależności od wybranej Oferty). Płatność odbywa się głównie online kartą płatniczą za pomocą automatycznego obciążenia cyklicznego przy każdym odnowieniu. Faktury są generowane automatycznie i przesyłane Klientowi pocztą elektroniczną.
• 8.3 Opóźnienia w płatnościach:Brak płatności w terminie skutkuje automatycznym naliczeniem odsetek za opóźnienie w wysokości trzykrotności ustawowej stopy odsetkowej, a także zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości czterdziestu euro (40 €) (Art. L. 441-10 francuskiego Kodeksu Handlowego). W przypadku braku płatności TandemCode zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Aplikacji do czasu uregulowania pełnej kwoty.

ARTYKUŁ 9 – WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

TandemCode pozostaje wyłącznym właścicielem wszelkich praw własności intelektualnej związanych z Aplikacją FlexyNook, jej kodem źródłowym, interfejsami, bazami danych, algorytmami, znakami towarowymi i logo.

Niniejsza Umowa nie przenosi żadnych praw własności na Klienta. Klientowi surowo zabrania się:

1. Jakiegokolwiek powielania, zwielokrotniania, inżynierii wstecznej lub dekompilacji Aplikacji;
2. Tworzenia konkurencyjnego oprogramowania w oparciu o architekturę lub funkcjonalności FlexyNook;
3. Udzielania sublicencji lub rozpowszechniania Aplikacji nieuprawnionym stronom trzecim.

Klient pozostaje wyłącznym właścicielem wszystkich danych wprowadzonych lub zaimportowanych do Aplikacji (dane HR, harmonogramy, obecności).

ARTYKUŁ 10 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO / GDPR)

• 10.1 Role Stron:W ramach korzystania z FlexyNook Klient działa jako Administrator Danych, a TandemCode działa jako Podmiot Przetwarzający w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO / GDPR – UE 2016/679).
• 10.2 Zobowiązania TandemCode:Jako Podmiot Przetwarzający TandemCode zobowiązuje się do:
  • Przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta i jedynie na potrzeby realizacji niniejszej Umowy;
  • Zapewnienia poufności przetwarzanych danych;
  • Wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych (szyfrowanie, dostęp HTTPS, indywidualne dane logowania);
  • Przechowywania danych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub zapewnienia odpowiednich gwarancji prawnych w przypadku przekazania;
  • Pomocy Klientowi w realizacji wniosków dotyczących wykonywania praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie).
• 10.3 Infrastruktura i dalsze podmioty przetwarzające:Klient upoważnia TandemCode do korzystania z usług dalszych podmiotów przetwarzających (takich jak dostawcy hostingu w chmurze i dostawcy usług płatniczych) w celu świadczenia usług. Wszystkie główne dane Klienta i bazy danych są przechowywane na bezpiecznych serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
• 10.4 Przechowywanie i usuwanie danych:Historia rezerwacji i harmonogramów jest przechowywana na Platformie przez maksymalny płynny okres 12 miesięcy, po czym jest automatycznie usuwana. Do Klienta należy wykonanie niezbędnych eksportów, jeśli wymagany jest dłuższy okres przechowywania.

ARTYKUŁ 11 – OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

TandemCode podlega ogólnemu zobowiązaniu starannego działania (obligation de moyens) przy świadczeniu swoich usług.

TandemCode nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie poniesione przez Klienta, takie jak utrata obrotów, straty eksploatacyjne, utrata danych, szkody handlowe lub naruszenie wizerunku marki.

W każdym przypadku, gdyby odpowiedzialność TandemCode została ustalona, łączna kwota odszkodowania nie może przekroczyć kwoty rzeczywiście zapłaconej przez Klienta w ciągu trzech (3) miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.

ARTYKUŁ 12 – ROZWIAZANIE UMOWY I ODZYSKIWANIE DANYCH

• 12.1 Rozwiązanie umowy:Klient może anulować swoją subskrypcję w dowolnym momencie z poziomu swojego panelu administracyjnego przed datą odnowienia bieżącego okresu. W przypadku rażącego naruszenia postanowień przez jedną ze Stron, druga Strona może rozwiązać Umowę po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, które pozostało bezskuteczne przez 15 dni kalendarzowych.
• 12.2 Przenoszenie i usuwanie danych:Po zakończeniu Umowy z jakiejkolwiek przyczyny prawa dostępu Użytkowników wygasają. TandemCode będzie przechowywać dane Klienta przez okres jednego (1) miesiąca od dnia rozwiązania Umowy. W tym okresie Klient może wystąpić o eksport swoich danych. Po upływie tego terminu wszystkie dane Klienta zostaną trwale usunięte z serwerów.

ARTYKUŁ 13 – PRAWO WŁAŚCIWE I JURYSDYKCJA

Niniejsza Umowa podlega wyłącznie prawu francuskiemu. W przypadku tłumaczenia lub rozbieżności między różnymi wersjami językowymi, wersja w języku francuskim stanowi jedyną podstawę do interpretacji prawnej.

W przypadku jakiegokolwiek sporu dotyczącego interpretacji, wykonania lub rozwiązania niniejszej Umowy, Strony dołożą starań, aby znaleźć rozwiązanie polubowne.

W przypadku braku porozumienia w terminie trzydziestu (30) dni, spór zostanie poddany wyłącznej właściwości Sądu Handlowego w Nevers (Tribunal de Commerce de Nevers), Francja, również w przypadku postępowania w trybie pilnym (référé), powództwa wzajemnego lub wielości pozwanych.