Laatst bijgewerkt: 28 september 2026
Website / Toepassing: flexynook.app / hub.flexynook.app
Contact / E-mail van de FG: dpo@tandemcode.studio

1. Overzicht en rollen van de partijen

In het kader van het gebruik van de FlexyNook-toepassing en het webplatform beschrijft dit Privacybeleid hoe wij persoonsgegevens verwerken en beschermen van natuurlijke personen die de toepassing gebruiken (hierna “Gebruikers”) en natuurlijke personen die gekoppeld zijn aan boekingen, werkplekken of schema’s.

Afhankelijk van de aard van de verwerking handelen wij als:

• Verwerker namens de Klant (organisatie of bedrijf dat de toepassing aan Gebruikers verstrekt) voor het beheer en de hosting van de door de Klant ingevoerde bedrijfsgegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van het contract, het beheer van het Klantaccount, facturering, beveiligingsbewaking van het platform en ethische bereikmeting zonder cookies.

2. Soorten verzamelde gegevens

De verwerkte persoonsgegevens zijn uitsluitend de gegevens die door de Klant of Gebruikers in het FlexyNook-platform worden ingevoerd, namelijk:

• Account- en profielgegevens: Achternaam, voornaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummers, afdeling, rol, inlogtijdstempels en systeemlogs.
• SSO & profielfoto’s: Profielafbeeldingen geïmporteerd via SSO-authenticatieverbindingen (bijv. Google Workspace, Microsoft Entra ID / Azure AD) of rechtstreeks geüpload door de Gebruiker.
• Foto’s van kantoren, locaties en organisaties: Foto’s van kantoren, gebouwen, vergaderruimtes en werkplekken die door de Klant zijn geüpload. Alle afbeeldingen worden uitsluitend in JPG-formaat opgeslagen.
• Boekings- en schemagegevens: Bureau- en ruimtereserveringen, aanwezigheidsstatus (kantoor, thuiswerken, verlof), werktijden en schemavoorkeuren.
• Geanonimiseerde technische analytische gegevens: Anonieme prestatie- en verkeersindicatoren verzameld via ons zelfgehoste, cookie-vrije analyseplatform (Umami). Dit omvat geaggregeerde paginaweergaven, herkomst, browsertype en land. Er worden geen IP-adressen in identificeerbare vorm bewaard.
• Geen GPS-tracking: FlexyNook verzamelt, volgt of verwerkt geen GPS-signalen of realtime locatiegegevens.

3. Opslag, beveiliging en databasestructuur

Om maximale beveiliging en strikte vertrouwelijkheid van alle verwerkte gegevens te garanderen:

• Dataresidentie & Cloud-implementatieopties: Standaard worden onze openbare SaaS-infrastructuur, databases en analysecomponenten (inclusief zelfgehoste Umami) strikt gehost binnen de Europese Unie op Europese soevereine infrastructuur. Voor Enterprise-klanten die een specifieke dataresidentie vereisen (inclusief cloudimplementatie in de VS, dedicated instanties of lokale nalevingsvereisten), kunnen op verzoek dedicated implementaties worden geregeld.
• Enkele gecentraliseerde database: Alle gegevens worden opgeslagen in één enkele, geünificeerde database per klantomgeving.
• Toegang tot implementatieserver beperkt: Databases zijn strikt geïsoleerd en alleen toegankelijk vanaf de implementatieserver van de toepassing. Directe externe toegang vanaf het internet is verboden.
• Beveiligings- en bestandsopslagmaatregelen: Toegangscontroles, SSL/TLS-versleutelde communicatie, netwerkfirewalls en beveiligde opslag voor JPG-bestanden.

4. Bewaring van gegevens en automatische verwijdering (12-maanden inactieve regel)

Wij passen strikte principes van dataminimalisatie en -bewaring toe:

4.1. Automatische opschoning voor inactieve organisaties (drempel van 12 maanden)

Elke organisatie (Klant) die gedurende een opeenvolgende periode van meer dan twaalf (12) maanden geen activiteit vertoont, ziet al haar gegevens automatisch en permanent verwijderd.

• Omvang van de verwijdering: Automatische verwijdering is absoluut en vernietigt onherroepelijk alle gegevens die aan de organisatie zijn gekoppeld (accountgegevens, SSO-metagegevens, JPG-foto’s, configuraties, boekingen en logs).
• Vereiste van herregistratie: Zodra de schoning is uitgevoerd, wordt het account permanent gesloten. Om FlexyNook opnieuw te gebruiken, is een nieuwe registratie vereist.

4.2. Operationele bewaring tijdens actief contract

Zolang de organisatie actief blijft, worden ingevoerde gegevens bewaard voor de duur die nodig is om de FlexyNook-dienst te verlenen en te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

5. Verwerkingsactiviteiten als Verwerkingsverantwoordelijke

• Eigenaar & Verwerkingsverantwoordelijke: TandemCode (Uitgever van FlexyNook)
• Website: tandemcode.studio
• Contact / E-mail van de FG: dpo@tandemcode.studio
• Doeleinden: Contractbeheer, klantrelatiebeheer, facturering, technische ondersteuning, platformbewaking en privacyvriendelijke analyses via Umami.
• Lidstaten/Rechtsgronden: Uitvoering van een overeenkomst, nakoming van wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang.

6. Verwerkingsactiviteiten als Verwerker

Wanneer de Klant FlexyNook gebruikt om boekingen en schema’s te beheren, treedt de Klant op als Verwerkingsverantwoordelijke. Als Verwerker verbindt TandemCode zich ertoe gegevens alleen op gedocumenteerde instructies te verwerken en na 12 maanden inactiviteit de automatische schoning uit te voeren.

7. Rechten van betrokkenen

In overeenstemming met de AVG hebben Gebruikers recht op inzage, rectificatie, verwijdering (“Recht om vergeten te worden”), beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens door te mailen naar dpo@tandemcode.studio.

8. Foto-uploads en SSO-integraties

• Profielfoto’s: Geïmporteerd via SSO of rechtstreeks geüpload. Op elk moment te wijzigen of te verwijderen.
• Organisatiemedia: Foto’s van ruimtes die door beheerders zijn geüpload, worden uitsluitend in JPG-indeling opgeslagen op een beveiligde locatie.